Cuadro de Clasificación y Retención Documental

Oficina Productora 4 Series 5 Subseries 27 Tipos Doc.

COMPRAS

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22.42 4 Subseries • 20 Tipos Doc.

INVENTARIOS

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Subseries de la Serie (Haz clic en una subserie para ver sus tipos documentales)

Total: 4 subseries

22.42.1

Inventarios Documentales

Papel AG: 1a | AC: 0a E - Eliminacion 1 Tipos

Tipos Documentales Oficiales (1):

1. Inventario De Transferencia Primaria

22.42.3

Bienes Inmuebles

Papel AG: 2a | AC: 8a C - Conservacion Total 6 Tipos

Tipos Documentales Oficiales (6):

1. Tarjeta De Propiedad

2. Facturas

3. Actos Administrativos

4. Mantenimientos

5. Escrituras

6. Bajas De Inventario

22.42.4

Bienes De Consumo

Papel AG: 2a | AC: 8a E - Eliminacion 6 Tipos

Tipos Documentales Oficiales (6):

1. Solicitud Del Producto

.xlsx

2. Ingresos

Papel

3. Copia De Factura O Remision

Papel

4. Salidas

Papel

5. Formato Bajas De Inventario

Papel

6. Acta De Baja

Papel

Criterio de Valoración y Procedimiento Oficial

Cumplidos los tiempos de retención, se procede a la eliminación quedando la información en los libros contables.

22.42.5

Bienes Devolutivos

Papel AG: 2a | AC: 8a C - Conservacion Total 7 Tipos

Tipos Documentales Oficiales (7):

1. Concepto Tecnico

Papel

2. Solicitud Del Producto

.xlsx

3. Ingresos

Papel

4. Copia De Factura O Remision

Papel

5. Salidas

Papel

6. Formato Bajas De Inventario

Papel

7. Acta De Baja

Papel

Criterio de Valoración y Procedimiento Oficial

Cumplidos los tiempos de Retención, se Digitaliza y se transfiere al archivo histórico para su conservación total.

22.47 Serie Simple

MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE PLANTA FISICA

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Papel Archivo Gestión: 2 años | Archivo Central: 0 años S - Seleccion

Tipos Documentales (2):

1. Formato Control De Actividades

2. Informe De Actividades

Procedimiento Oficial de Valoración

Documento en continua actualización

22.69 1 Subseries • 2 Tipos Doc.

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

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Subseries de la Serie (Haz clic en una subserie para ver sus tipos documentales)

Total: 1 subseries

22.69.1

Gestión De Calidad

Papel AG: 0a | AC: 0a - 2 Tipos

Tipos Documentales Oficiales (2):

1. Procesos

2. Procedimientos

22.96 Serie Simple

PROVEEDORES

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Papel + Electrónico Archivo Gestión: 2 años | Archivo Central: 0 años E - Eliminacion

Tipos Documentales (3):

1. Inscripción Del Proveedor

Papel

2. Evaluación De Proveedores

.xlsx

3. Listado De Proveedores Evaluados Y Reevaluados

.xlsx

Procedimiento Oficial de Valoración

En constante actualización se organiza la carpeta individual por proveedor

Oficina Productora 1 Series 0 Subseries 12 Tipos Doc.

JURIDICA

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11.91 Serie Simple

COBRO DE OBLIGACIONES

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Papel + Electrónico Archivo Gestión: 3 años | Archivo Central: 0 años E - Eliminacion

Tipos Documentales (12):

1. Poder

.pdf

2. Acta De Conciliación / Contrato De

.pdf

3. Auto De Liquidación De Crédito (Si

.pdf

4. Auto De Terminación De Proceso

.pdf

5. Demanda

.pdf

6. Copia Del Titulo Valor O Pagare

Papel

7. Contratos De Prestación De Servicios

.pdf

8. Auto Libra Mandamiento De Pago

.pdf

9. Medidas Cautelares

.pdf

10. Documentos De Notificación

.pdf

11. Memoriales

.pdf

12. Contestación Demanda (Si Aplica)

.pdf

Procedimiento Oficial de Valoración

Documentos que reflejan procesos de incumplimiento, el tiempo de retención en el archivo será de 3 años que inician a partir del pago o de la prescripción de la obligación. una vez cumplido el tiempo de retención establecido, se realizaran la eliminación de los documentos, mediante acta de eliminación e inventario